Aufgabe:

Zuständig:

Erledigung:

Anrufbeantworter

3 Tage: Graff

2 Tage: Böhm

• Schulanfang und Schulende: Nachrichten notieren, Infos weiterleiten, ggf. in Vertretungsplan berücksichtigen, Krankmeldungen notieren

Vertretungsplan

längerfristig: Graff

3 Tage: Graff

2 Tage: Böhm

• Schulanfang bzw. bei bekannt werden: Suche nach Vertretungsregelung, Aushang an Infotafel, ggf. Absprache mit betreffender Lehrkraft.

Briefpost

Graff (Dold)

• Post vorsortiert von Sekretärin lesen, ggf. sofort bearbeiten, zur Wiedervorlage, weiterleiten (Aushang, Lehrerfächer, Zeitschriftenständer) oder entsorgen (Ablage P).

E-Mails

Graff

• Mailbetreff lesen und sortieren. Ggf. sofort bearbeiten, zur Wiedervorlage, weiterleiten (Mail, Aushang, Lehrerfächer, Zeitschriftenständer) oder löschen.

Kurzabsprachen

Graff / Böhm

• Tür und Angelgespräche, Infos an Schulleitung, Elternbriefe lesen und abheften, Rückfragen, Dienstreisegenehmigungen usw..

Telefongespräche

Graff  (Böhm)

Dold

• Je nach Tag, Bedarf und Angelegenheit

Rechnungen

Graff (Böhm)

Dold

• Prüfung von Rechnungen und Ausgabe- bzw. Annahmeanordnungen (SAP), unterschreiben. Vorbereitet von Sekretärin

Aufgabe:

Zuständig:

Erledigung:

Besprechung Schulleitung

Graff + Böhm

• Jourfix zur Planung, Verteilung und Reflexion der Schulleitungsaufgaben

Praktikanten

Böhm

• Bewerbungen sichten, beantworten, ggf. Bewerbungsgespräch, Telefonate, Bescheinigungen, Ablauf, Anforderungen und Erwartungen erklären, Klasse bzw. Lehrer finden, Reflexionsgespräch anbieten usw..
• Praktikumsterminplan führen um Dopplungen zu vermeiden.

Informationen

Graff + Böhm

• Längere Informationen wie Infodienst Schulleitung, Infos zur Selbst- oder Fremdevaluation, Onlineverfahren (LFB, STEWI) u.ä. lesen, Relevanz prüfen und ggf. weiterleiten.

Kommunikation mit Hausmeister

Böhm + Graff

• Aufgaben klären, erledigte Aufgaben prüfen, Anwesenheit registrieren.

Homepage der Schule

Graff

• Layout und Templategestaltung
• Administration und Anpassung
• Menüführung und Bedienung
• Neue Beiträge schreiben
• Bilder verkleinern, sortieren, hochladen
• Downloads hinzufügen
• Linkliste aktuell halten
• Termine aktuell halten

Gebäudemanagment

Böhm + Graff

• Sicherheit, Brandschutz, Schäden, Müll, Ordnung, Handwerker, Renovierungen usw..
• Kommunikation mit Landratsamt
• Nutzung durch Dritte: Räume vermieten, Verträge, Belegungspläne, Schäden, Wünsche usw.

Fortbildungsmanagement: LFB-online

Graff

• Regelmäßig in LFB-online nach Zulassungs- oder Ablehnungsbescheiden schauen
• Anträge genehmigen
• Infos weiterleiten
• Vertretungsregelungen vereinbaren

Aufgabe:

Zuständig:

Erledigung:

Personalentwicklungs-gespräche:

Graff

• Terminabsprache, Inhaltsabsprache und Aushändigung des Vorbereitungsbogens, Gespräch, Protokoll fertig stellen und gegenseitig unterzeichnen.

Stufenkonferenz

Stufensprecher

BSST: Lang

HST: Reuff

GST: Furtwängler

Graff

• TOPs sammeln, einladen, Konferenzleitung, Protokoll verteilen, weitere Informationen verteilen, ggf. Absprachen treffen.
• Protokolle lesen und sammeln

Schulentwicklungstreffen

Graff u. Böhm

• Einladen, (Absprache mit Fachberatern SE), Thema vorbereiten, Ergebnisse aufarbeiten und ggf. verteilen bzw. veröffentlichen.

GLK Vor- und Nachbereitung

Graff

• TOPs sammeln, einladen (1 Woche vorher)
• Protokoll und Zeitwächter bestimmen
• Protokoll korrekturlesen, unterzeichnen und verteilen (in roten Ordner, in Sekretariat, auf Homepage als Download im registrierten Bereich)
• Aufgaben abarbeiten (evtl. mehr Zeitbedarf)

Belegprüfung und Kontoauszüge

Graff

Dold

• Kontoauszüge von Schulkonto und Spendenkonto prüfen und ggf. Vermerke machen.
• Handkassenabrechnung prüfen
• Vorbereitet von Sekretärin.

Lehrerfortbildung

Graff

• Weiterleiten von Fobiangeboten
• Aushang von Fobis
• Auslegen von Fobis
• Genehmigen von Meldungen in LFB-online
• Genehmigen von Meldungen in Papierform
• Ggf. nach Abrufveranstaltungen schauen
• Fobiwünsche erfragen und weiterleiten

Absprachen mit Reinigungskräften

Graff

• Abläufe, Zeitplan
• Änderungen der Putzpläne
• Reklamationen
• Feedback

Kontrolle Klassenbücher

Graff

• Fehlzeiten eingetragen
• Elterngespräche dokumentiert
• Unterrichtsinhalte eingetragen
• sonstige Eintragungen

Allgemeine Elternbriefe

Graff

• Einladungen Herbstfest
• Weihnachten
• Wandertag
• Projekttage
• Ferienplan usw.

Aufgabe:

Zuständig:

Erledigung:

Fahrdienst

Graff

• Kommunikation Fahrdienstleitung, Taxiunternehmen
• Briefe, Beschwerden, Abläufe klären
• Informationen weiterleiten: Fehlende Schüler, Fahrplatz für Praktikanten, Besuchsfahrten von Schülern bei Freunden, Ausflüge, Ferien usw.

Schuljahresende:

• Neue Schüler anmelden
• Abgänger abmelden
• Routen prüfen evtl. effizientere Route vorschlagen
• Kontakt zu Landratsamt (Frau Grumer), Köhler Transport, Heizmann Taxi, Schnurr Taxi, DRK-Haslach

LOB Landratsamtsmitarbeiter

Graff

• Mitarbeitergespräche
• Beurteilungen schreiben, abgleichen mit LRA (Kohler)
• Eröffnung der LOB´s

Unterweisung Gefährdungsbeurteilung Arbeitsschutz

Graff

• Gefährdungsbeurteilungen siehe Pläne
• Jährliche Belehrung mit Unterschrift

Mitarbeitergespräche LRA

Graff

• siehe Vorlage Intranet
• pro Jahr 2 Gespräche anbieten

Zeugnisse Schüler

Graff

• Termine bekanntgeben (spätestens Mai GLK)
• Korrekturlesen: Korrekte Formalien (Stufe, Schulbesuchsjahr usw.), Rechtschreibung, Form und Layout
• Rückgabe an Lehrkraft zur Korrektur
• Korrigierte Version unterschreiben und siegeln
• Kopie von Lehrer erstellen lassen und als Jahresbericht in Handakte.

Zeugnisse Bufdis, Praktikanten usw..

Graff, Lehrer

• Lehrer um Einschätzung und Stichworte bitten
• Zeugnis ausformulieren
• Lehrer Korrekturlesen lassen
• Zeugnis drucken, siegeln, ggf. beglaubigte Kopien anfertigen
• Bufdis im Gespräch aushändigen
• Praktikanten je nach Praktikum.

Bufdi Werbung

Graff / Dold

• Im Dezember Werbeschreiben mit Plakat und Brief an alle Gymnasien und gewerbl. Schulen im Umkreis
• Evtl. telefonische Rückfragen klären

Bufdi Bewerbungen

Graff / Dold

• Bewerbungen sammeln und sichten
• Gespräche terminieren
• Bewerbungsgespräche führen
• Auswahl treffen
• Benachrichtigen

Bufdi Verträge

Graff / Dold

• Bewerbungen an Personalamt weiterleiten
• Verträge und Notwendige Unterlagen sammeln und weiterleiten
• Fortbildungstermine abklären mit PA und Bufdischule
• Verträge prüfen und aushändigen mit Belehrungen (Dienstpflicht, Schweigepflicht usw.)
• Aufgabenklärung

Bufdi Einführungsgespräch

Graff

• Verträge
• Stundenpläne
• sonst. Aufgaben
• Erwartungen: Pflichte, Rechte

Referendare

Graff

• Mentorensuche und Werbung
• Einführung in Schule: Schulschlüssel, Regeln, Erwartungen, Schweigepflicht usw..
• Schul- und Beamtenrecht
• Schulleiterbeurteilung
• Ggf. Sopäd. Handlungsfeld
• Kommunikation mit Seminar

2 – 3 Schulleitertreffen SfG im Ortenaukreis

Graff

• alle G-Schulen: Offenburg, Hesselhurst, Lahr, Kehl, Sasbach
• Terminierung
• Fahrt
• Treffen
• Nachbereitung und Weitergabe der wichtigsten Infos

2 Schulleitertreffen der Kreissonderschulen

Graff

• alle G, K und S-Schulen
• Terminierung
• Fahrt
• Treffen
• Vor- und Nachbereitung der wichtigsten Infos

2 – 4 Schulleiterdienstbesprechung der Sonderschulen im SSA-Offenburg

Graff

• Terminierung
• Fahrt
• Treffen
• Vor- und Nachbereitung der wichtigsten Infos

1 Schulleiterdienstbesprechung der Schulen im mittleren Kinzigtal

Graff

• Terminierung
• Fahrt
• Treffen
• Vor- und Nachbereitung der wichtigsten Infos

Satistik: Herbst (E-Stat)

Graff

• Personal / Lehrkapazität prüfen: alle Vorgänge, Abordnungen, Anrechnungen
• Schüler-, Klassenzahlen korrigieren
• Klassen bilden, ändern, Außenklassen?
• Lehrkapazität übertragen (Summe 1!!!)
• siehe Handreichungen

Statistik: Herbst (Statist. Landesamt)

Graff

Dold

Schmider

• Formulare in 4 facher Ausfertigung ausfüllen, prüfen usw.
• wird von Sekretärin ausgefüllt
• Graff liefert Zahlen und kontrolliert auf Richtigkeit und unterschreibt

Prognose März (E-Stat)

Graff

• Vss. Schüler und Lehrerveränderungen zum darauffolgenden Schuljahr in E-Stat einarbeiten
• siehen Handreichungen
• Grundlage für Lehrerzuweisung

Kurzabfrage vor Sommerferien (E-Stat)

Graff

• Tatsächliche Schülerzahlen zum neuen Schuljahr

Kurzabfrage zum Schuljahresbeginn (E-Stat)

Graff

• Abordnungen und Zuweisungen werden eingebucht

Stellenwirksame Änderungen, Abordnungen, Versetzungsanträge, Online Verfahren

Graff

• STEWI online
• Anträge müssen bis erstem Schultag im Kalenderjahr gestellt werden und von der Schulleitung genehmigt werden

Stundenplangestaltung

Graff u. Böhm

• Lehrerzuteilung zu den Klassen im Juni
• Wünsche und Stundenplanvorschläge sammeln bis Sommerferien
• Kommunikation mit Kooperationsschulen – rechtzeitig je nach Veränderung
• Stundenplangestaltung (30 h) Ende Sommerferien
• Abstimmung mit Kooppartnern
• Raumplanung
• Bufdi und Betreuungskräfte Planung
• Änderungsvorschläge prüfen und ggf. realisieren
• Lehrerstundenpläne sammeln und kontrollieren, archivieren

Aufsichtsplan

Graff

• pro Pause zwei Lehrkräfte, die im Haus sind
• zus. eine Vertretung

AG Einteilung

Graff

• AG Angebote sammeln
• Ggf. Kooppartner organisieren (Reiten, Jugendhaus)
• Ggf. Halle und Bus organisieren
• Raumplanung
• AG Wünsche der Schüler sammeln und Einteilung vornehmen
• Rücksprache bei Veränderungen
• Plan erstellen und verteilen

Schwimmunterricht Planung

Graff

• Club 82 Busse erfragen und reservieren
• Busabholung beim Club 82 organisieren
• Buspendelverkehr planen
• Öffnungstermin erfragen
• Gruppeneinteilung
• Zeiten festlegen
• Buszuteilung mit Rollstuhl-, Sitzerhöhungen usw. beachten
• Evtl. noch Koopklasse berücksichtigen

Busplanung

Graff

• Erfragen aller Koopzeiten und benötigter Busse
• Planung: Welche Klasse braucht wann, welchen Bus (Rolli, Sitzplätze, Sitzerhöhungen usw.)
• Liste schreiben und aushängen bzw. verteilen

Therapeuten

Graff

• Raum- bzw. Zeitplanung
• Kommunikation bei Problemen

Organisation Herbstfest

Graff

Dold

• Plakat erstellen und vervielfältigen
• Einladungen erstellen und verschicken
• Planungskonferenz im Rahmen der Schulkonferenz
• Bestellungen
• Listen (Preise usw.)
• Pläne: Einsatz, Aufbau, Aktionen
• Elternbriefe verteilen, Rückläufe an Elternbeiratsvorsitzende
• Pressearbeit: Vorher und Nachher
• siehe Checkliste in Ablaufordner

Jugendbegleiter Werbung

Graff

• kaum beackert

Jugendbegleiter Verträge

Graff

Dold

• Verträge besprechen, aushandeln
• Verträge schließen
• Kostenkalkulation
• Auszahlung monatlich

Jugendbegleiter Bürokratie

Graff

• Statistik bzw. Evaluation zweimal jährlich online
• Jeweils Neuantrag zum Ende des Schuljahres
• Budgetabrechnung zum Halbjahr und zum Schuljahresende
• evtl. noch Tagung bzgl. Jugendbegleiter

Schulleitungsfortbildungen

Graff

• je nach Angebot
• ca. 3 – 5 Tage

Schüleranmeldung

Graff

• Elterngespräch zur Info über Schule
• Briefwechsel
• zust. Schule
• Schulamt
• Buslinie
• Klasse
• Essensgeld usw.

Schülerabmeldung

Graff

• aufnehmende Schule, WfbM, Arbeitgeber
• Elterngespräche zum Ablauf
• Schulamt
• Buslinie

Berufwegekonferenzen

Graff

• Terminierung
• Einladung
• Gespräch
• Nachbereitung
• Verteilung Protokoll (Protokoll schreibt Lehrer)
• siehe Ablaufplan

Absprachen mit Lebenshilfe

Graff

• Hausmeister: Herr Graetz
• Geschäftsleitung WfbM: Herr Heubach
• Sozialer Dienst: Herr Borho

Absprachen mit Club 82

Graff

• Kurzfristig bzgl. Bus oder Hallennutzung
• Gegenseitige Ausleihe
• Nutzung der Wohnung: Trainingswohnen
• Eingliederungshilfe
• Angebote vom Club 82
• Probleme klären

Dienstliche Beurteilungen, Dienstberichte

Graff

• Terminierung
• Entwurf lesen
• Unterrichtsbesuch
• Beratungsgespräch
• Beurteilungsgespräch
• Bürokratie: Dienstliche Beurteilung ausfüllen und absenden

Elterngespräche in Krisensituationen

Graff

• je nach Anliegen

Besprechung SKG-Leitung

Graff

• je nach Anliegen

Besprechung FF – Leitung

Graff

• je nach Anliegen

Beisitzer FöV

Graff

• 6 Vorstandssitzungen
• 1 Mitgliederversammlung
• sonst. Zuarbeit (Flyer, Kommunikation usw.)

Besprechungen mit Essenslieferant

Graff

• Ablauf
• Speisewünsche
• Feedback
• Bestellung, Abwicklung
• Preise

Förder- bzw. Stoffpläne sammeln, kontrollieren

Graff

• Vollständigkeit
• Ablage
• Inhalt
• Rückmeldung?!

Abfragen des SSA

Graff

• z.B.: Inklusionsklassen, gemeinsamer Unterricht
• Belastungssituationen Schulleitung, Lehrer

Beschaffungsanforderungen

Graff

• größere Anschaffungen werden über Ausschreibungen vom zentralen Einkauf bestellt
• Beschaffungsanforderungen müssen von der Schulleitung erstellt werden