Informationswege innerhalb des Kollegium:

• Viele Informationen werden per Mail kommuniziert. Dies vermeidet auch unnötigen Papierverbrauch.
• Telefonate werden nur selten zu den Privatanschlüssen der Lehrkräfte notwendig
• Termine und Protokolle sowie Anleitungen und hilfreiche Informationen zur Schule finden die Kollegen auf der Homepage
• Sie haben einen Login zur Homepage und können selbst Termine und Informationen einstellen bzw. bearbeiten
• Manche Inhalte sind nur mit Login einsehbar
• Tagesaktuelle Informationen - Vertretungsplan, Abwesenheit u.ä. - werden am schwarzen Brett direkt am Rektorat ausgehängt
• Als zusätzliche Kommunikationsmöglichkeit besitzt jede Lehrkraft ein Postfach für anonyme Informationen
• Informieren kann sich jede Lehrkraft anhand des Zeitschriftenständers und der Infowand
• Klassenbuch: Jeder Lehrer trägt seine Unterrichtsinhalte ein, auch Elterngespräche und Anwesenheitsliste wird im Klassenbuch geführt
• Es gibt eine Telefonliste zur internen (nur für Kollegen und Kolleginnen) und externen (auch für Eltern) Verwendung
• Die Lehrer vereinbaren Elterngespräche selbständig nach Bedarf. Es finden mindestens zwei Elterngespräche pro Schuljahr statt (siehe Elternstandards). Einen festen Elternsprechtag bietet die Schule nicht an.
• Während das Büro besetzt ist, kann jederzeit mit Fragen oder Informationen an die Schulleitung und die Sekretärin herangetreten werden

Informationswege zwischen Eltern und Schule:

• Im Klassenrahmen läuft die Kommunikation meist über Elternhefte und Elternbriefe
• Elternbriefe werden in Kopie im Sekretariat gesammelt
• Elternbriefe an alle Eltern werden per Umlauf mit Unterschriftenliste durch die Klassen gereicht
• Es hat sich als sinnvoll gezeigt, wichtige Informationen für Eltern mit Rückantwortabschnitt zu versehen. Auch zur Dokumentation, dass Informationen angekommen und gelesen wurden.
• Auch Eltern informieren sich zunehmend auf der Homepage der Schule, wie die steigenden Besucherzahlen der Homepage zeigen

Krank- und Gesundmeldung

Die Abwesenheit eines Schülers hat direkte Auswirkungen auf die Organisation des Schultags. Die rechtzeitige und zuverlässige Abmeldung eines Schülers stellt die Grundlage für eine für alle Seiten zufriedenstellenden Ablauf dar.

Durch eine zuverlässige Abmeldung kann auch dem Anspruch auf eine lückenlose Aufsicht in besonderem Maße entsprochen werden. 

Langfristig bekannte Abwesenheit

Längerfristig bekannte Abwesenheit eines Schülers ist über die Klassenlehrer der Schulleitung zu melden. Die Abwesenheitserklärung sollte schriftlich erfolgen.

Kurzfristige (krankheitsbedingte) Abwesenheit

Die Eltern melden bis 8.15 Uhr ihr Kind telefonisch unter 07832/8860 ab.

Im Sekretariat wird täglich eine aktuelle Liste mit den abwesenden Personen der Schule geführt. In diese Liste werden abwesende Schüler (und Lehrkräfte) mit vollem Namen und dem Grund der Abwesenheit (Krankheit, Arztbesuch, Praktikum usw.) eingetragen.

Nach der telefonischen Meldung wird das abwesende Kind auf der weißen Tafel im Eingangsbereich notiert. Dabei wird nur der Vorname des Kindes (und bei Namensdoppelung in der Schule der Anfangsbuchstabe des Nachnamens) und in Klammer die betreffende Klasse vermerkt (datenschutzrechtliche Erfordernisse). Wenn die Abwesenheitsdauer bereits bekannt ist, so wird auch diese vermerkt.

Aufhebung der Abwesenheit

Kann das Kind wieder die Schule besuchen, trägt der Klassenlehrer (oder die zu dem Zeitpunkt verantwortliche Lehrkraft) dafür Sorge, dass der Name von der weißen Tafel wieder gelöscht wird.

Daneben meldet der Klassenlehrer (oder sonstige Lehrkraft) die Rückkehr des Schülers im Sekretariat.

Dort wird auf der Liste des Vortages vermerkt, dass der Schüler wieder anwesend ist. Schüler, die nicht den Status „anwesend“ erhalten, werden auf die neue Tagesliste eingetragen und gelten damit als weiterhin abwesend.

Essensabmeldung

Bei rechtzeitiger Abmeldung wird der abwesende Schüler durch den Klassenlehrer vom Essen abgemeldet.

Bustransport

Die Eltern müssen ihr Kind beim Busunternehmen abmelden.

Rückmeldungen

Um einen dauerhaft zuverlässigen Prozess der Abwesenheitsmeldung sicher zu stellen, wird der Status der An- und Abmeldung auf der Liste im Sekretariat vermerkt.

Damit soll sichergestellt werden, dass der Prozess für alle Beteiligten (Lehrer, pflegerisches und betreuendes Personal, Eltern) handhabbar und zuverlässig durchführbar ist. 

Materialien

• Liste im Sekretariat
• weiße Tafel im Eingangsbereich
• wasserlöslicher Stift

Als Ergebnis der Umfrage unter den Lehrkräften erhielt das Thema „Wie gestaltet die Schulleitung....“ den insgesamt höchsten Evaluationswert.

Eine dreiköpfige Gruppe, die die Stufen der Schule vertritt, sammelte zunächst die Bereiche, in denen Informationen zwischen Schulleitung und Kollegium fließen.

Im zweiten Schritt wurde erörtert, wie (verbal, schriftlich, digital) und in welchem Rahmen (GLK, Aushang, persönliches Gespräch) die Informationen weitergegeben werden.

Im dritten Schritt erfolgte dann eine Evaluation auf Grundlage der vielfältigen Erfahrungen und gesammelten Informationen der Beteiligten im Schulalltag. Dabei wurde die Quantität und die Qualität der Informationen berücksichtigt.

Es wurde überlegt, inwieweit der Informationsfluss die Bedürfnisse abdeckt. In den Bereichen in denen ein Informationsdefizit erkannt wurde, erarbeitete die Gruppe Verbesserungs- und Lösungsvorschläge.

Insgesamt wurde der Informationsfluss und der Informationsinhalt zwischen Schulleitung und Kollegium von der Gruppe als z.T. gut und als z.T. verbesserungswürdig eingestuft.

Als Hauptinformationsquellen dienen an der Schule das „Schwarze Brett“, die GLK und das Internet.

Gesammelte Ergebnisse zu einzelnen Themen:

Schwarzes Brett:

• viele unterschiedliche Informationen (Präsentation übersichtlicher gestalten, Infofluss gut)
• teils unübersichtliche Gestaltung (Präsentation übersichtlicher gestalten)
• Vertretungsplan wird regelmäßig aktualisiert (bei Abwesenheit durch Fortbildung könnte das Thema der Fobi genannt werden)
• Schwarzes Brett sollte im Lehrerzimmer hängen (Einrichtung eines Lehrerzimmers, dort könnten dann auch vertrauliche Informationen ausgehängt oder bekannt gemacht werden)
• Die Gruppe hält eine Neugestaltung des Schwarzen Brettes für notwendig. Die Gruppe wird einen Vorschlag erarbeiten. 

Gesamtlehrerkonferenz:

• klarer Aufbau der GLK mit festen Bestandteilen (Feedback, Fortbildungsberichte, Neues aus der Schulleitung) und zeitlicher Organisation durch Zeitwächter (organisatorisch kein Handlungsbedarf festgestellt)
• beiderseitige (Lehrkräfte-Schulleitung) Informationspflicht
• Informationen über aktuelle Schulentwicklung und Bildungsentwicklung wird gewünscht (sofern diese bekannt) (Schulleitung wird über diesen Wunsch informiert)
• Mehr Informationen darüber gewünscht, was an der Schule so läuft (stärkerer Informationsfluss in der GLK möglich, Erweiterung des Schwarzen Brettes um tagesaktuelle oder mittelfristige Informationen, wie: Ankündigung von Besuchern, Lehrproben, Hospitationen, besondere unterrichtliche Veranstaltungen, Berufswegekonferenzen, Elternnachmittag, usw.)

E-Mail/  Internet

• Die Menge an Mails wird als nicht zu viel erachtet, eine „Vorauswahl“ der weitergeleiteten Mails durch die Schulleitung nicht gewünscht.
• Mails können gelöscht werden.
• Alle wichtigen Informationen können auf der Homepage gefunden werden.

Schwerpunkt Deputate / Stundenpläne

• Die Gruppe spricht sich für eine jährliche Mitteilung der Deputatsreduktionen aus (Wunsch wird der Schulleitung mitgeteilt).
• Zur Stundenplangestaltung kann sich die Gruppe eine Stundenplanteam vorstellen. Dies könnte sich in der letzten Woche der Sommerferien treffen. Günstig wäre je ein Vertreter / eine Vertreterin jeder Stufe (Eingabe in die Juni-GLK in Absprache mit der Schulleitung).

Haushalt der Schule

• Die Gruppe wünscht sich mehr Transparenz über die finanziellen Möglichkeiten der Schule (Info der Schulleitung in einer GLK).
• Gewünscht wird mehr Kenntnis darüber, wie die Mittel eingesetzt werden (Info der Schulleitung in den GLKen).
• Zu diskutieren wäre, wie das Kollegium in Investitionsentscheidungen einbezogen werden könnte (Eingabe und Diskussion in GLK).

Die in Klammer und kursiv markierten Maßnahmen können bereits im laufenden Schuljahr umgesetzt werden. Die Evaluationsgruppe „Infofluss“ wird in der nächsten GLK über die Ergebnisse und die daraus folgenden Maßnahmen im Kollegium informieren.

Beim nächsten Treffen der Evaluationsgruppe „Infofluss“ soll eine Vorlage für das „Infoportal“ erarbeitet und zur Vorschlagsreife gebracht werden.

Update (17.03.2014):

Die EVA-Gruppe hat auf Grundlage der letzten Sitzung einen Umgestaltungsvorschlag des „Schwarzen Brettes“ erarbeitet und gleich in die Tat umgesetzt.

Dabei stand die Übersichtlichkeit der Darstellung der Informationen im Vordergrund.

Einige öffentliche Bekanntmachungen konnten einfach in einem Klarsichthüllenordner zusammengefaßt werden. Ebenso konnten organisatorische Pläne (Schwimmplan, AG-Plan, usw.) gebündelt werden und steigern damit die allgemeine Übersichtlichkeit auf der Tafel.

Die Aufteilung der Tafel untergliedert sich in Informationen, die sehr hohe Priorität haben und die zur täglichen Informationspflicht eines jeden Mitarbeiters gehören. In der zweiten Spalte der Tafel finden sich Informationen mit allgemeiner Gültigkeit, bei denen allerdings der Informationscharakter im Vordergrund steht.

Die dritte Spalte ist den Berufsverbänden und dem ÖPR vorbehalten. Die Pflege dieser Spalte unterliegt den Vertrauensleuten.

Die farbliche Gestaltung soll die Unterscheidung der Bereiche erleichtern. Die einzelnen Bereiche sind mit Überschriften gekennzeichnet, damit eine eindeutige Zuordnung vollzogen werden kann.

In der nächsten Gesamtlehrerkonferenz soll dann ein Stimmungsbild zur Neugestaltung erhoben werden.

Die EVA-Gruppe hat auf Grundlage der letzten Sitzung einen Umgestaltungsvorschlag des „Schwarzen Brettes“ erarbeitet und gleich in die Tat umgesetzt.

Dabei stand die Übersichtlichkeit der Darstellung der Informationen im Vordergrund.

Einige öffentliche Bekanntmachungen konnten einfach in einem Klarsichthüllenordner zusammengefaßt werden. Ebenso konnten organisatorische Pläne (Schwimmplan, AG-Plan, usw.) gebündelt werden und steigern damit die allgemeine Übersichtlichkeit auf der Tafel.

Die Aufteilung der Tafel untergliedert sich in Informationen, die sehr hohe Priorität haben und die zur täglichen Informationspflicht eines jeden Mitarbeiters gehören. In der zweiten Spalte der Tafel finden sich Informationen mit allgemeiner Gültigkeit, bei denen allerdings der Informationscharakter im Vordergrund steht.

Die dritte Spalte ist den Berufsverbänden und dem ÖPR vorbehalten. Die Pflege dieser Spalte unterliegt den Vertrauensleuten.

Die farbliche Gestaltung soll die Unterscheidung der Bereiche erleichtern. Die einzelnen Bereiche sind mit Überschriften gekennzeichnet, damit eine eindeutige Zuordnung vollzogen werden kann.

In der nächsten Gesamtlehrerkonferenz soll dann ein Stimmungsbild zur Neugestaltung erhoben werden.

Viele Informationen werden zentral auf der Homepage abgelegt. Dadurch ist gewährleistet, dass jeder immer die aktuellste Version einer Information findet. Bestimmte Bereiche der Homepage sind nur registrierten Benutzern zugänglich. Ein Login kann bei der Schulleitung beantragt werden. Bezüglich der Nutzung einer solchen Platform besteht noch Übungs- und Erfahrungsbedarf, weshalb viele Intormationen weiterhin per Mail, Aushang oder Umlauf verbreitet werden.

Auf der Homepage wird versucht durch aktuelle Links und Downloads allen Kollegen den Zugang zu aktuellen Informationen, Formularen und Beschlüssen zu ermöglichen.

Im Downloadbereich finden Lehrer daher sowohl Protokolle, Beschlüsse aber auch Zeugnisvorlagen, Kompetenzprofile und Anleitungen sowie Informationen zu aktuellen pädagogischen Themen.

Die Linkliste soll ebenfalls Möglichkeiten der Information und Weiterbildung ermöglichen. Sie ist vor allem auch für Schülerinnen und Schüler bzw. Eltern interessant.